Vorzimmerkraft im Büro der Gruppenleitung IV B (m/w/d)

Im Geschäftsbereich des
Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen im Büro der Gruppenleitung IV B „Internationale Angelegenheiten“ zum 1. Januar 2025 die unbefristete Stelle
einer Vorzimmerkraft (m/w/d)
zu besetzen. Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen.
Was den Arbeitsplatz besonders macht:
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Der Gruppe IV B obliegen die nachfolgenden Zuständigkeiten:
Innerhalb der Abteilung Europa und Internationale Angelegenheiten hat die Gruppe IV B die Aufgabe, die internationalen Beziehungen des Landes Nordrhein-Westfalen außerhalb der Europäischen Union zu pflegen. Sie fördert die Gestaltung der Entwicklungszusammenarbeit des Landes und die Bundesstadt Bonn als internationalen Standort. Hier werden Termine, Veranstaltungen und Auslandsreisen des Ministerpräsidenten, des Ministers sowie des Staatssekretärs zu diesen Themen vor- und nachbereitet.
Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.
Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.
Um welche Aufgaben geht es konkret?
Als Vorzimmerkraft unterstützen Sie die Gruppenleitung IV B bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und tragen darüber hinaus zu einem reibungslosen Ablauf der Verfahren innerhalb der Abteilung bei. Konkret fallen insbesondere folgende allgemeine Sekretariatsaufgaben an:

• Kommunikationsassistenz (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten - auch in englischer Sprache)
• Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs (überwiegend im digitalen Verfahren)
• Fertigen von diversem Schriftgut (allgemeine Korrespondenz, standardisierte Schreiben in Word eigenverantwortlich fertigen (u.a. auch Serienbriefe), Statistiken/Tabellen in Excel)
• Terminmanagement mit Outlook
• Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucherinnen und Besucher empfangen, techn. Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen)
• Zusammenstellung von Termin- und Laufmappen (überwiegend elektronisch)
• Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von Bahnreisen, In- und Auslandsflügen, Hotelreservierungen, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen)
• Elektronische Veraktung / Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten)
• Materialmanagement
• Zuarbeit für die Gruppenleitung, u.a.: Entwurf von Tagesordnungen, Fristenmanagement, Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen
• Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung

Was bringen Sie mit

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• Englische Sprachkenntnisse (mind. Niveau B 1)

Von Vorteil sind:

• hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst
• Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und E-Laufmappe
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Organisationsfähigkeit
• freundliches und verbindliches Auftreten
• hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

Was wir bieten

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• tarifvertragliche Vergütung (TV-L), Eingruppierung auf diesem Arbeitsplatz in die Entgeltgruppe 8 TV-L
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• moderne technische Ausstattung
• attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Hinweise:
In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.
Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:
Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.
Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen -vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.
Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.
Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.
Wie können Sie sich bewerben?
Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes VZ-GL IVB-2024 bis zum 10. November 2024 vorzugsweise per Mail an: bewerbungen@stk.nrw.de
bzw. auf dem Postweg an die
Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat I 2 - Personalangelegenheiten 40190 Düsseldorf
Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

• Anschreiben
• aktueller Lebenslauf
• Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
• Arbeitszeugnisse
• eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
• ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
• Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über www.karriere.nrw).

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „VZ-GL IVB-2024“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im PDF-Format zu übersenden.
Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.
[...]
Hier erfahren sie mehr: Karriere NRW