Im Geschäftsbereich des
Ministerpräsidentendes Landes Nordrhein-Westfalen
ist im Büro der Gruppenleitung II A „Ressortkoordination I“ zum 1. Januar 2025 die unbefristete Stelle
einer Vorzimmerkraft (m/w/d)
zu besetzen. Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen.
Was den Arbeitsplatz besonders macht:
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Der Gruppe II A obliegen die nachfolgenden Zuständigkeiten:
Koordinierung relevanter politischer Fragestellungen in den Bereichen:
Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie
Arbeit, Gesundheit und Soziales
Landwirtschaft, Verbraucherschutz, Umwelt, Naturschutz und Verkehr
Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung
Beobachtung und Analyse grundlegender politischer und gesellschaftlicher Entwicklungen in diesen Themenfeldern, Beobachtung und Begleitung der Parlamentstätigkeit sowie der Arbeit der relevanten Institutionen und Fachorganisationen, Kontakte zu Verbänden und Unternehmen
Begleitung von bzw. Mitwirkung in interministeriellen Arbeitsgruppen, Gremien und Ausschüssen des Landtages
Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.
Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.
Um welche Aufgaben geht es konkret?
Als Vorzimmerkraft unterstützen Sie die Gruppenleitung II A bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und tragen darüber hinaus zu einem reibungslosen Ablauf der Verfahren der Ressortkoordination bei. Konkret fallen insbesondere folgende allgemeine Sekretariatsaufgaben an:
Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs (überwiegend im digitalen Verfahren)
Terminmanagement unter Verwendung von Outlook
Fertigen von diversem Schriftgut (nach Vorlagen, zum Teil auch selbständige Korrespondenz)
Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, (techn.) Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen)
Zusammenstellung von Termin- und Laufmappen (überwiegend elektronisch)
Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierungen, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen)
Elektronische Veraktung/ Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten)
Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen
Materialmanagement
Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung
Was bringen Sie mit
Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:
abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook
sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
Von Vorteil sind:
hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst
Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und E-Laufmappe
Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung
Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:
ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
Kommunikationsfähigkeit
Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
Organisationsfähigkeit
freundliches und verbindliches Auftreten
hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen
Hier noch einige Rahmenbedingungen und Hinweise:
In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.
Was wir bieten
einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
tarifvertragliche Vergütung (TV-L), Eingruppierung auf diesem Arbeitsplatz in die Entgeltgruppe 8 TV-L
Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
moderne technische Ausstattung
attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten
Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:
Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.
Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen -vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.
Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.
Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.
Wie können Sie sich bewerben?
Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes VZ-GL II A-2024 bis zum 25. Oktober 2024 vorzugsweise per Mail an: bewerbungen@stk.nrw.de
bzw. auf dem Postweg an die
Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat I 2 - Personalangelegenheiten 40190 Düsseldorf
Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:
Anschreiben
aktueller Lebenslauf
Abschlusszeugnisse, durch den das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
Arbeitszeugnisse
eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw).
Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „VZ-GL II A-2024“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im PDF-Format zu übersenden.
Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.
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