Teamassistenz Office Management (w/m/d)

Du suchst eine vielseitige Herausforderung, bei der Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Eigeninitiative perfekt vereinen kannst? Als echtes Allroundtalent möchtest du mit deiner Tatkraft unseren Standort in Köln aktiv mitgestalten und den Büroalltag auf das nächste Level bringen?
Dann suchen wir vielleicht genau Dich ab dem 1.2.2025 in Teilzeit (ab 20 Stunden/Woche)!

Deine Aufgaben im Überblick

• Büroorganisation & Administration: Du übernimmst eigenverantwortlich die Bearbeitung des geschäftlichen Mail- und Schriftverkehrs, führst allgemeine administrative Tätigkeiten aus und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft.
• Schnittstelle für Kommunikation: Du bist zentrale Ansprechperson und koordinierst souverän die Kommunikation zwischen internen Abteilungen, externen Dienstleistern, Kunden und Lieferanten.
• Termin- und Raumplanung: Du planst und organisierst Termine, bereitest Meetingräumer für Besucher:innen vor und bist als erste Ansprechperson vor Ort präsent.
• Dienstleistermanagement: Du steuerst und betreust eigenständig externe Dienstleister und stellst eine optimale Zusammenarbeit sicher.
• Einkauf und Materialverwaltung: Du hast den Überblick über unser Materiallager und kümmerst Dich um die Beschaffung von Büromaterial, Getränken und anderen benötigten Ressourcen.
• Eventunterstützung: Ob interne Teamevents oder externe Veranstaltungen - Du unterstützt aktiv bei der Planung, Organisation und Durchführung.
• Teamunterstützung: Du packst an, wenn es darum geht, das Team mit zusätzlichen administrativen oder organisatorischen Aufgaben zu entlasten und bringst Deine Fähigkeiten in Projekte ein.

Davon bringst Du Einiges mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise erste Berufserfahrung im Office Management.
• Organisationsstärke, eine eigenständige Arbeitsweise und ein Blick für’s Detail zeichnen Dich aus.
• Flexibilität und Serviceorientierung gehören zu Deinen Stärken. Du packst gerne mit an und behältst den Überblick - auch wenn es mal stressig werden sollte.
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen ist für Dich selbstverständlich.
• Viel wichtiger: Du hast ein positives Mindset, arbeitest gerne im Team und fühlst Dich wohl dabei, mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern zu kommunizieren.
• Wir schätzen Vielfalt und Individualität. Solltest Du weitere, hier nicht aufgeführte Fähigkeiten mitbringen, die Dich auszeichnen und mit denen Du uns überraschen und begeistern kannst, teile sie gerne mit uns!
• Moderne Technologien begeistern Dich, und Du teilst Dein Wissen gerne mit anderen.
• Viel wichtiger: Du bist pragmatisch und wissbegierig, arbeitest gerne im Team und fühlst Dich wohl dabei, mit anderen gemeinsam innovative Lösungen zu finden.
• Wir schätzen Vielfalt und Individualität. Solltest Du weitere, hier nicht aufgeführte Fähigkeiten mitbringen, die Dich auszeichnen und mit denen Du uns (und unsere Kunden) überraschen und begeistern kannst, teile sie gerne mit uns!

Werde Teil unserer Mannschaft, denn

• Du bist von Anfang an Teil eines tollen Teams und kannst nach dem Onboarding in kollegialer Atmosphäre schnell Verantwortung übernehmen und Deine eigenen Ideen einbringen.
• Deine persönliche Weiterentwicklung bringt uns als Team voran. Als Teil unseres Engagements für Deine berufliche Weiterentwicklung bietet die affinis academy eine breite Palette an Schulungsthemen.
• Wir geben Dir den Freiraum, den Du brauchst: Sofern Du es mit Deinen Terminen vereinbaren kannst, sind gelegentliche Home Office Tage nach Absprache möglich.
• Wir legen Wert darauf, dass Du stets gut erholt bist: Bei uns bekommst Du 30 Tage Jahresurlaub.
• Benefits wie Vermögenswirksame Leistungen, Firmenfitness und Mitarbeiterrabatte warten ebenfalls auf Dich.

Dein Weg zu uns

Die Aufgaben klingen spannend und Du möchtest ein Teil unserer Mannschaft werden? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung über unser Online-Formular mit Deinen aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.