Sekretariat / Back Office / Assistenz (all genders)

Unsere interdisziplinäre Kanzlei mit über 50 Kolleginnen und Kollegen und 6 Partnern mit Standorten in Düsseldorf und Hilden unterstützt die Mandanten bei allen Fragen rund um Themen wie Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuern und Finanzen bis hin zu Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung.
Wir pflegen einen respektvollen Umgang miteinander und das gern auch bei gemeinsamen Events nach der Arbeit.
Bei uns finden Sie keine Mitarbeitenden, sondern Kolleginnen und Kollegen.
Zur Verstärkung unseres Teams in Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung für unser Empfangsteam. Diese Stelle ist in Teilzeit (ab 35 Wochenstunden) oder Vollzeit zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Korrespondenz und Kommunikation mit Mandanten und Behörden in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung aller relevanten Schriftstücke, sowie Vorlagenmanagement und digitale Aktenführung
• Postverwaltung, Telefonzentrale- und vermittlung
• Eigenständige (elektronische) Aktenführung und gewissenhafte Fristenerfassung- und kontrolle
• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung), Betreuung der offenen Posten und Mahnwesen
• selbstständige Organisation des Sekretariats gemeinsam mit den Assistenzkolleginnen

Ihre Qualifikation

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung zum/ zur Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau oder eine ähnliche Qualifikation
• Sie haben mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einem Beratungs- oder Finanzumfeld
• Sie besitzen sehr gute MS-Office- und DATEV Kenntnisse und digitales Arbeiten mit neuen Technologien macht Ihnen Spaß
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutsch und englisch ist für Sie kein Problem
• ein lösungsorientierter, pragmatischer Arbeitsstil, ein ausgeprägtes Selbstmanagement und hohe Problemlösungskompetenz sowie ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sind für Sie selbstverständlich
• dienstleistungsorientierter Umgang mit Mandanten und absolute Diskretion setzen wir voraus
• Sie sind ein Teamplayer, denken voraus, antizipieren Aufgaben und haben Ihren anspruchsvollen Arbeitsbereich im Griff
• Sie sind verantwortlich für die Strukturierung des Tagesgeschäfts und sorgen dafür, dass "die Dinge reibungslos laufen"

Das bieten wir

• ein sympathisches Team sowie ein entspanntes, herzliches Arbeitsklima
• ein facettenreiches Tätigkeitsfeld und anspruchsvolle Aufgaben, an denen Sie wachsen können
• eine individuelle Einarbeitung
• flexible Arbeitszeitregelung und die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice
• kostenfrei ein Jobticket oder einen Parkplatz
• 30 Tage Urlaub und zusätzlich frei an Rosenmontag, Heiligabend und Silvester
• regelmäßige Feedbackgespräche für Ihre persönliche Karriereplanung
• ein attraktives Vergütungspaket
• Teamevents, Zusammenhalt, Humor und jede Menge Dinge, die das Arbeiten angenehmer machen

Noch ein paar Worte zum Schluss:

Sie finden die Stelle interessant, aber erfüllen nicht jede einzelne Anforderung?
Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben! Vielleicht sind Sie genau der richtige Mensch und überzeugen mit anderen Qualitäten.
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben), gern per E-Mail an Frau Nadja Herpich unter N.Herpich@hbp-group.de