Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung

Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung

Standort: Köln
Einsatzstelle: LVR-Dezernat 4: Kinder, Jugend und Familie
Vergütung: E8 TVöD
Arbeitszeit: Voll-/ oder Teilzeit
unbefristet
Besetzungsstart: nächstmöglich
Bewerbungsfrist: 01.01.2025

Das sind Ihre Aufgaben

Sie unterstützen im Sekretariat den Leiter des Fachbereiches 41 „Querschnittsaufgaben und Eingliederungshilfeleistungen für Kinder mit (drohender) Behinderung“ in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sind ein wichtiges Bindeglied nach innen und außen.
Dazu gehören folgende Tätigkeiten:

• administrative Koordinierungsaufgaben innerhalb des Fachbereiches
• selbständige Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Termine/Besprechungen
• Erstellung von Präsentationen
• Führung des Terminkalenders
• Abwicklung der Telefonkontakte
• Erledigung der Korrespondenz
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen
• systematische Wiedervorlage und Ablage
• Empfang und die Betreuung von Besucher*innen
• Pflege der Kontaktdaten in Outlook

Verbunden mit dieser Aufgabe ist die Bereitschaft zur Mitarbeit bei der Vertretung der Vorzimmer der Fachbereichsleitungen 42 "Kinder und Familie" und 43 "Jugend" sowie des Vorzimmers der Leitung des Dezernates "Kinder, Jugend und Familie".

Das bieten wir Ihnen

• Moderne Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung
• Zentrale Lage
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Mobiles Arbeiten nach Vereinbarung

Das bringen Sie mit

Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r
Worauf es uns noch ankommt

• Kenntnisse der MS Office Produkte (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit
• Kommunikationsstärke
• Belastbarkeit auch unter hohem zeitlichen Druck
• Flexibilität im Rahmen der FLAZ
• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Diskretion und Loyalität

Sie passen zu uns, wenn...

• ... Sie nach einer sinnstiftenden Tätigkeit suchen. Wir sind die treibende Kraft im Rheinland für eine vielfältige und inklusive Gesellschaft. Wir fördern und gestalten ein Miteinander, das auf Gleichberechtigung, Toleranz und Humanität baut. Durch eine Tätigkeit beim LVR zeigen Sie Ihren Einsatz für eine vielfältige Gesellschaft.
• ... Sie Vielfalt als Chance sehen. Vielfalt in der Gesellschaft zu ermöglichen und zu verwirklichen, heißt für uns: jeden Menschen mit seinen individuellen Stärken wahrzunehmen und anzuerkennen und ihn bedürfnisorientiert zu unterstützen.
• ... Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln wollen. Als Arbeitgeber sehen wir uns als Wegebereiter, Unterstützer und Möglichmacher für unsere Mitarbeitenden. Ihre individuelle Entwicklungsmöglichkeit und die Entfaltung Ihres Potenzials liegt uns dabei besonders am Herzen.

Wer wir sind

Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) arbeitet als Kommunalverband mit rund 22.000 Beschäftigten für die 9,8 Millionen Menschen im Rheinland. Mit seinen 41 Schulen, zehn Kliniken, 20 Museen und Kultureinrichtungen, vier Jugendhilfeeinrichtungen, dem Landesjugendamt sowie dem Verbund Heilpädagogischer Hilfen erfüllt er Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Der LVR ist Deutschlands größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen und engagiert sich für Inklusion in allen Lebensbereichen. „Qualität für Menschen“ ist sein Leitgedanke.
Die 13 kreisfreien Städte und die zwölf Kreise im Rheinland sowie die StädteRegion Aachen sind die Mitgliedskörperschaften des LVR. In der Landschaftsversammlung Rheinland gestalten gewählte Mitglieder aus den rheinischen Kommunen die Arbeit des Verbandes.
Mehr Informationen über den LVR finden Sie unterwww.lvr.de .
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Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Frau Eva Steeger
steht Ihnen als Recruiterin für Rückfragen zum Bewerbungsprozess gerne zur Verfügung
0221 809 - 2634
Herr Daniel Ramcke
steht Ihnen als Leiter des Fachbereiches Querschnittsaufgaben und Eingliederungshilfeleistungen für Kinder mit (drohender) Behinderung bei Rückfragen zum Aufgabengebiet gerne zur Verfügung
0221 809 - 7379
Das benötigen wir von Ihnen

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Nachweise über den Ausbildungsabschluss
• ein aktuelles Arbeitszeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung

Falls Sie Ihren Ausbildungsabschluss im Ausland erlangt haben, fügen Sie bitte einen Nachweis über die Gleichwertigkeitsfeststellung/Anerkennung der für Ihren Berufsabschluss zuständigen Stelle bei. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte demWirtschafts-Service-Portal.NRW .
So geht es nach der Bewerbung weiter

• Direkt nach Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
• Wir schauen uns Ihre Bewerbung genau an und melden uns schnellstmöglich zurück. Wenn Sie mit Ihren Qualifikationen und Erfahrungen bei uns punkten, erhalten Sie eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch.
• Im Vorstellungsgespräch lernen wir uns gegenseitig kennen und finden heraus, ob wir zueinander passen.
• Nach dem Vorstellungsgespräch erhalten Sie auf Wunsch bereits ein erstes Feedback zum Gespräch.
• Haben wir uns für Sie entschieden, werden unsere Gremien (z.B. Personalrat) beteiligt. Im Anschluss erhalten Sie die Zusage und können bei uns starten.
• Wir möchten, dass Sie sich vom ersten Tag an bei uns im Team wohlfühlen und gut zurechtfinden. In der ersten Zeit machen wir Sie daher Stück für Stück mit Ihren neuen Aufgaben vertraut.

Qualität ist unser Maßstab
Bei der respektvollen Begleitung, Betreuung und Behandlung von Menschen ist die Qualität unserer Leistungen unser Maßstab für unser Handeln. Für unsere Kund*innen wollen wir immer besser werden.
Chancengleichheit beim LVR
Der LVR setzt sich für eine Organisationskultur ein, die von gegenseitigem Respekt geprägt ist. Jede*r Einzelne soll Wertschätzung erfahren, und zwar unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung und Identität, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft und Nationalität, Religion und Weltanschauung oder anderen Merkmalen, die gesellschaftliche Vielfalt ausmachen.
Als öffentlicher Arbeitgeber fördert der LVR die tatsächliche Erreichung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern und wirkt auf die Beseitigung bestehender Nachteile hin. Der LVR folgt diesem Auftrag schon seit über 30 Jahren mit Maßnahmen für eine ausgewogene Beschäftigungsstruktur, mit Frauenförderung z. B. für Führungspositionen, mit dem Bemühen, als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Sorgearbeit zu unterstützen oder auch in seinen fachlichen Aufgaben für mehr Gendersensibilität.