Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Verwaltung
Vollzeit
Sekretär*in der Geschäftsführung (m/w/d) Studiendekanat der Medizinischen Fakultät
ST-19031 Im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist ab dem 01.07.2025 folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen: Sekretär*in der Geschäftsführung (m/w/d) Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist die zentrale Koordinierungsstelle für Lehrende und Studierende und für die Organisation und Weiterentwicklung der Studiengänge an der Medizinischen Fakultät zuständig. In der Geschäftsstelle suchen wir eine*n Sekretär*in für die Geschäftsführung, der/die für administrative Tätigkeiten mit Fokus auf die interne Organisation und Personalverwaltung im Studiendekanat verantwortlich ist. Sie unterstützen die Geschäftsführung in ihren Aufgabenfeldern und arbeiten dafür eng mit der Referentin der Geschäftsführung zusammen. Ihre Aufgaben Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Funktionsadressen, Postwesen, Adressen/Kontaktdaten)
- Terminplanung und -administration für die Geschäftsführung z. B. Planung und Koordination von Terminen (Mitarbeitergespräche, Jour Fixes inklusive Protokollführung, Teamevents, etc.), Koordination von Dienstreisen
- Mitarbeit Zeiterfassung
- Für die gesamte Organisationseinheit Studiendekanat: Verwaltung der Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie Vorbereitung der Anträge „Mobiles Arbeiten/Telearbeit“ für die Geschäftsführung
- Verwaltung des Bestellwesens, Erstellung von Reparaturaufträgen und Rechnungsbearbeitung
- Organisation der Bewerbungsverfahren (z. B. Terminvereinbarung für Bewerbungsgespräche sowie Empfang der Bewerber*innen)
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Administrative Vorbereitungen für das On- und Offboarding von Mitarbeitenden
- Vertretung der Referentin der Geschäftsführung
Ihr Profil
- Eine abgeschlossene Ausbildung zum/ zur Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Unterstützung einer Geschäftsführung an einer Fakultät)
- Einschlägige Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, wünschenswert sind Strukturkenntnis sowie ein Verständnis für Hierarchien im Kontext Universitätsklinikum und Universität
- sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
- umfassendes organisatorisches Geschick und Überblick über verschiedene laufende Prozesse sowie Durchhaltevermögen
- Sehr gute Umgangsformen, freundlicher und verbindlicher Umgang im persönlichen und schriftlichen Kontakt
- Diskretion und Loyalität
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Rechtschreibung und Grammatik) in Wort und Schrift, Formulierungssicherheit
- Wünschenswert sind Kenntnisse zum Arbeitszeitgesetz und Erfahrungen mit Arbeitszeiterfassungssystemen
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
- Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in Hochphasen
Wir bieten Zukunftssicherer Arbeitgeber Zukunftssicherer Arbeitgeber Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt Bezahlung nach TV-L Bezahlung nach TV-L Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen) Prämien & Sonderzahlungen Prämien & Sonderzahlungen Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb < 96 Stunden aus dem Dienst-Frei Vorteile des TV-E Vorteile des TV-E Zusätzliche Leistung zur Entlastung in den TV-E berechtigten Bereichen (Entlastungstage) Flexible Arbeitszeiten Flexible Arbeitszeiten Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office Start mit System Start mit System Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente Attraktivste Ausbildungsstätte Attraktivste Ausbildungsstätte Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung Moment bitte ... Weitere Benefits > Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren
besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen. Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum 18.04.2025 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-19031 an: Dr. Bernhard Steinweg Dekanat Med. Fakultät Universitätsklinikum Bonn Venusberg-Campus 1 53127 Bonn geschaeftsstelle.studiendekanat@ukbonn.de Wir haben Ihr Interesse geweckt? Jetzt bewerben >
