Sachbearbeitung „Verwaltung Außendienste“ (m/w/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Bereich der Geschäftsstelle der Abteilung „Außendienste und Sondernutzungen/Großveranstaltungen“ (FB 32/201) eine Stelle als Sachbearbeitung „Verwaltung Außendienste“ (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
Die Außendienste im Fachbereich Sicherheit und Ordnung der Stadt Aachen setzen sich gemeinsam mit anderen Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben tagtäglich für die öffentliche Sicherheit und Ordnung im Stadtgebiet ein. Durch die Koordinierung und Bearbeitung einer Vielzahl administrativer Aufgaben, wie beispielsweise der Beschaffung der Dienstkleidung und persönlichen Schutzausrüstung, der Bewirtschaftung und Verwaltung des Fuhrparks, der Erfassung der individuellen Dienstpläne sowie der unterstützenden Betreuung der Informations- und Kommunikationstechnik wirkt die Geschäftsstelle der Außendienste als zentrale Schnittstelle der Abteilung maßgeblich an der effektiven Aufgabenwahrnehmung der Außendienste mit.
Kommen Sie in unser Team und leisten Sie einen wertvollen Beitrag für den Schutz und die Sicherheit der Außendienstkräfte und damit für die Sicherheit, Sauberkeit und Ordnung in Aachen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Beschaffung und Bestellung inkl. Durchführung des ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens Durchführung umfangreicher Marktanalysen inkl. Preis- und Materialrecherchen
• Führen von Gesprächen und Verhandlungen sowie eigenverantwortliche Auftragserteilung an Zulieferer, Firmen und Vertragspartner, Prüfung des Wareneingangs und Bearbeitung von Rechnungen
• Verwaltung und Ausgabe der gesamten persönlichen Schutzausrüstung (PSA) sowie Einkleidung neuer Einsatzkräfte
• Bewirtschaftung und Verwaltung der Einsatzmittel und des Fuhrparks der Abteilung
• Betreuung der SAP-Zeiterfassung und sowie Erledigung des Zeitmanagements für die Abteilung
• Mitarbeit und Fortschreibung der Büroverfügungen sowie der Dienst- und Geschäftsanweisungen für Außendienstkräfte in Abstimmung mit den Führungskräften
• koordinierende Planung von abteilungsinternen Qualifikationsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit den Teamleitungen, insb. Organisation der Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für Außendienstkräfte
• anlassbezogenes Erstellen und Aktualisieren der abteilungsinternen Daten für das Controlling hinsichtlich des Personals, der Kosten und der Materialdaten für die Abteilung
• Erstellen und Koordinieren von Dienstunfallanzeigen sowie Verwaltung der Übersicht zu Gewaltvorfällen und Führen der Statistik
• Sichtung von Regelungen und Mitarbeit bei der Erstellung von Dienstanweisungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie zur Arbeitssicherheit
• Unterstützende Betreuung von Fachverfahren als Schnittstelle
• anlassbezogene Führungsunterstützung bei Betreuung, Implementierung und regulärem Austausch technischer Einsatzmittel (insb. iPhones, Funk, Bodycams)
• Verwaltung der Telefonbücher

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• Teamfähigkeit
• Kooperationsfähigkeit
• Eigeninitiative
• Zeit- und Selbstmanagement
• Organisationsfähigkeit

Wünschenswert

• Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrungen in den Bereichen Haushalt und Finanzen
• betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Das bieten wir

• Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.