Die Stadt Aachen verfügt über eine ausdifferenzierte Museumslandschaft basierend auf bürgerschaftlichem Engagement. Bei dem im Jahr 1991 in der ehemaligen Schirmfabrik Brauer eröffneten Ludwig Forum für Internationale Kunst handelt es sich um das Stammhaus einer globalen Museumsfamilie, die auf Sammlungsbestände von Peter und Irene Ludwig basiert. Es zählt zu einem der wichtigsten Museen für zeitgenössischen Kunst in der Region mit vielfältigen Sammlungsschwerpunkten und regelmäßigen Sonderausstellungen unterschiedlichster Formate.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Geschäftsbereich Ludwig Forum für Internationale Kunst des Eigenbetriebs Kultur die Funktion der Sachbearbeitung „Museumsverwaltung und Registratur“ (m/w/d) in Vollzeit befristet für eine schwangerschaftsbedingte Abwesenheit mit voraussichtlich anschließender Elternzeit zu besetzen.
Der Bereich Verwaltung und Registratur übernimmt in selbstständiger und eigenverantwortlicher Arbeit spartenübergreifend eine Fülle von Funktionen aus allen Sachbereichen eines Museums für zeitgenössische Kunst mit dem Ziel, die Abwicklung und Organisation von Ausstellungen, Leihverkehr etc. fachtechnisch, wirtschaftlich und terminlich zu koordinieren. Die vielfältigen Aufgaben sind häufig termingebunden und bedürfen einer engen Abstimmung der Verantwortlichen der anderen Bereiche und Projekte (Direktion, Kurator*innen, Restaurator*innen, Ausstellungstechnik, kaufmännisch Abteilung Kulturbetrieb).
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Erstellen von Budgets (z. B. Ausstellungsbudgets) innerhalb des Ludwig Forums in Zusammenarbeit mit der Direktion und nach den Vorgaben des Wirtschaftsplans für den Kulturbetrieb
- Controlling zur Einhaltung der Budgetvorgaben durch Einsatz der vorgegebenen Controllinginstrumente
- finanzielle Berichterstattung gegenüber der Geschäftsbereichsleitung sowie Vorbereitung der Finanzberichte für die Betriebsleitung des Kulturbetriebes und des Fachdezernats
- Vorbereiten und Erstellen von Verträgen für den Geschäftsbereich (u.a. Kooperations-, Honorar -, Werk - und Ausstellungsverträge)
- Abwicklung des Ausstellungs- und Sammlungsleihverkehrs inklusive der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Verhandlung von Kooperationsverträgen mit Ausstellungstourneemitwirkenden
- Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben sowie Fertigung der entsprechenden Vorlagen für die zuständigen Gremien (u.a. Betriebsausschuss, Finanzausschuss, Rat)
- Mitarbeit bei der Fördermittelakquise
- Vorbereitung von Personalvorlagen bspw. für Arbeitsverträge, Praktikumsverträge, etc.
- Neu- und Fortentwicklung des Museumsshops
- Abrechnung der Versicherungs- und Transportkosten mit Ausstellungstourneemitwirkenden und mit den beteiligten Versicherungen und Speditionen
- Ausschreibung von Kunsttransporten
- Abwicklung von Versicherungsleistungen
- Koordination von Arbeiten rund um den ausstellungsbezogenen Leihverkehr
- Erstellung von Leihverträgen für Sonderausstellungen und Projekte
- Mitteilung von Schäden aus Sonderausstellungen an den entsprechenden Versicherten sowie die daraus resultierende Kommunikation mit Leihgeber*innen
Das bringen Sie mit
- Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)
- oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) aus den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften (z.B. 1. oder 1. u. 2. Staatsexamen), Betriebswirtschaftslehre, Kulturmanagement, Museologie, Kunstvermittlung oder einer vergleichbaren Fachrichtung
- Berufserfahrung von mindestens 18 Monaten, die vorteilhaft für die Erfüllung der o.g. Aufgaben ist
- hohe Affinität zu Kunst und Kultur insbesondere der bildenden Kunst
- fundierte Kenntnisse im Vertrags- und Versicherungsmanagement
- Erfahrungen in der Arbeit mit Kunstsammlungen und den Abläufen in einem Museum für bildende Kunst, insbesondere im Leihverkehr
- Teamfähigkeit, ausgeprägte Kooperationsbereitschaft und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität sowie Belastbarkeit
- ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie konzeptionelles Arbeiten
- Kenntnis der verwaltungsüblichen EDV-Software (Word, Excel, etc.) sowie sicherer Umgang mit SAP und Datenbanksystemen (z.B. MuseumPlus)
- Bereitschaft zur Leistung von Einsatzzeiten an Wochenenden und Feiertagen im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
Wünschenswert
- gute Kenntnisse von Verwaltungsstrukturen, idealerweise im öffentlichen Dienst
- verhandlungssichere Englischkenntnisse
- Beherrschung einer weiteren Fremdsprache z.B. Französisch
- gute Kenntnisse der Aachener Museumslandschaft sowie deren inhaltliche Angebote
Das bieten wir
- Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Beschäftigten
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zu beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen, sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, einem Lebenslauf, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
