Sachbearbeitung „Geschäftsstelle der Fachbereichsleitung“ (m/w/d)

Im Fachbereich Sicherheit und Ordnung (FB 32), Abteilung „Geschäftsstelle“ (FB 32/010) ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Funktion einer Sachbearbeitung „Geschäftsstelle der Fachbereichsleitung“ (m/w/d) in Vollzeit und auf Dauer zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Steuerungsunterstützung für die Fachbereichsleitung, u.a. durch regelmäßige Besprechungen und Absprachen mit dieser und eigenständige Bearbeitung sich hieraus ergebender Aufträge, durch Beratung bei komplexen Fragstellungen und Bewertung strategischer Planungen u.ä.
• Geschäftsführung verschiedener interner Konferenzen (insbesondere Gremium Sicherheit und Prävention) zur Unterstützung der Fachbereichsleitung, insbesondere die Vorbereitung bzw. Bündelung der interdisziplinären Themen und Aufgaben rund um die öffentliche Sicherheit und Ordnung in Aachen
• Vorlagenerstellung und -management, u.a. durch Zusammenführung und Bündelung abteilungsübergreifender Angelegenheiten i.S.d. gesamten Fachbereichs, insbesondere jedoch zur Bedienung externer Anliegen, Ratsanträge und -anfragen sowie damit verbunden die Erstellung von Vorlagen bei Anliegen außerhalb der regulären fachbereichsinternen Zuständigkeiten
• Projektmanagement, u.a. durch die Koordination / Steuerung von Projekten abteilungsübergreifenden Charakters (Einladung, Moderation, Protokollierung, Vorlagenerstellung) und damit verbunden die zielgerichtete Optimierung des Fach-, Finanz- und Projektcontrollings
• Controlling, u.a. die Weiterentwicklung des strategischen und operativen Controllings sowie Bereitstellung der Kennzahlen für den Haushaltsplan der Stadt Aachen
• Mitarbeit im Haushaltsmanagement
• Koordination abteilungsübergreifender Angelegenheiten, insbesondere die Koordination verschiedener organisatorischer Angelegenheiten, die den gesamten Fachbereich betreffen, hier insbesondere durch Dokumentation und Listenführung abteilungsübergreifender Angelegenheiten und Abfragen (z.B. Meldung von Gewaltfällen, Korruptions- und Gefährdungsatlas, Beschwerden, IFG-Anfragen, etc.), die Abstimmung mit anderen Fachbereichen und Eigenbetrieben und Ordnungspartnern zur zentralen Koordination von Initiativen u.ä
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Bündelung der Informationen bei abteilungsübergreifenden Presseanfragen, Vorbereitung von Presseerklärungen und -mitteilungen inkl. der Vorbereitung von Informationsveranstaltungen und Pressekonferenzen zur Arbeit des Fachbereichs als Vermittlung zwischen der Fachbereichsleitung, den Abteilungsleitungen und dem Fachbereich Presse und Marketing (FB 13) der Stadt Aachen u.ä.

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2, Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes (bisher gehobener Dienst) für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder einen erfolgreich absolvierten Verwaltungslehrgang II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)
• oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) aus den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften (z.B. 1. oder 1. u. 2. Staatsexamen), Projektmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Verwaltungslehrgang II) erwartet
• ein professionelles und seriöses Auftreten
• ein hohes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit
• ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• stark ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und ein sicheres, verbindliches Auftreten
• eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• eine schnelle Auffassungsgabe und die Bereitschaft zur selbstständigen Auseinandersetzung mit neuen Themen und Aufgaben
• eine ausgeprägte Stressresistenz und erhöhte Einsatzbereitschaft
• gute Verwaltungs- und IT-Kenntnisse

Wünschenswert

• möglichst umfangreiches Wissen über Verwaltungsabläufe und -strukturen sowie rechtliche Kenntnisse im Bereich des Ordnungsrechts und angrenzender Rechtsgebiete bzw. die Bereitschaft zur selbstständigen Aneignung dieser
• Erfahrungen mit koordinierenden Tätigkeiten sowie mit Projektarbeit bzw. im Bereich Projektmanagement
• Grundlagenkenntnisse im Controlling

Das bieten wir

• Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 10 TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.