Persönliche Assistenz (m/w/d) der Vorständin im Ressort Finanzen

Als Persönliche Assistenz (m/w/d) der CFO der AXA Deutschland trägst Du die eigenständige Verantwortung für alle organisatorischen Belange eines Vorstandsmitglieds und bist zentrale Koordinationsstelle im Vorstandsbüro. Aufgrund Deiner engen Zusammenarbeit mit der Vorständin sowie des Executive Assistant bildet ihr ein eingespieltes Team, das auf einem vertrauensvollen Miteinander basiert. Dabei hast Du einen breiten Überblick über die Themen des Ressorts und kannst Anfragen verschiedenster Art souverän und eigenständig bearbeiten. Außerdem bist Du eine wichtige Anlaufstelle für Senior Manager des Ressorts und deren Assistenzen sowie für die Abstimmung mit Schnittstellen im Konzern und in der internationalen AXA Gruppe. Die Bedeutung der Rolle erfordert dementsprechend ein sehr hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion sowie souveränes Auftreten und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.

Das erwartet dich

• Eigenständige Führung des Sekretariats inkl. Kalendermanagement (eigenständige Beantwortung von Terminanfragen sowie Terminplanung und Terminkoordination)
• Organisation sowie Vor- und Nachbearbeitung von Führungskräfte-Tagungen und Ressortveranstaltungen
• Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland einschließlich deren Abrechnung
• Selbständige Bearbeitung der Korrespondenz und Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation mit internen und externen Partnern im In- und Ausland
• Mitarbeit bei der sach- und termingerechten Vorbereitung von Unterlagen für Gremiensitzungen
• Weitere administrative Tätigkeiten, wie Kontrolle von Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträgen, Bestellvorgängen, Systemberechtigungen u.a.

Das bringst du mit

• Du hast eine mit sehr gutem Erfolg abgeschlossene Berufsausbildung und besitzt langjährige Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenztätigkeit auf Managementebene (idealerweise in einem Konzernumfeld)
• Du hast nachgewiesene Erfahrungen und erfolgreiche Übernahmen der wesentlichen Aufgabenfelder der Rolle (Kalendermanagement, Reiseplanung/-abrechnung, Veranstaltungsorganisation)
• Du verfügst über einen souveränen Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Du bist ein echtes Organisationstalent und genießt es, im Zusammenspiel mit Deinen Kolleg:innen das Unmögliche möglich zu machen
• Du trittst souverän auf und behältst auch in turbulenten Zeiten stets einen kühlen Kopf: So erreichst Du Deine Ziele mit Charme und Beharrlichkeit
• Du verfügst über hohe kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift und einen verbindlichen und gewinnenden Kommunikationsstil sowie interkulturelle Kompetenz
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab
• Kenntnisse von Zahlungs- und Buchungssystemen (SAP) sind von Vorteil

Das bieten wir dir

• Freizeit: 30 Tage Urlaub, extra freie Tage an Silvester und Heiligabend sowie Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Finanzielle Vorteile: Weihnachtsgeld & Urlaubsgeld, Erfolgsbeteiligung und Rabatt auf zahlreiche bekannte Brands und Technik
• Entwicklung: Entwicklungsprogramme, E-Learning, Coaching und Mitarbeitergespräche sowie Weiterbildungen

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