Office Manager & Team Assistenz

Für unser Büro in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager & Team Assistenz (m/w/d).

Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
• Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
• Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
• Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
• Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit Schwerpunkt R&D und Medical Affairs
• Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
• Unterstützung bei der Reiseorganisation
• Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central
• Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
• Bestellung von wissenschaftlichen Publikationen
• Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
• Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
• Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten
• Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten