Office Manager (m/w/d)

Die personalisten GmbH ist der regionale Experte für die Personalvermittlung von Fach- und Führungskräften. Wir unterstützen namhafte Unternehmen bei der Suche nach qualifiziertem Personal. Individuell und zielgenau. So schaffen wir beste Voraussetzungen für eine hohe Passgenauigkeit - auf beiden Seiten. Als inhabergeführtes und zukunftsorientiertes Unternehmen stehen wir für eine langfristige und faire Zusammenarbeit mit unseren zufriedenen Kunden, Kandidaten und Mitarbeitern. Von kununu.de als "Bester Arbeitgeber Düsseldorfs" ausgezeichnet, möchten wir unsere Bewerber und Kandidaten auch mit anderen "Besten Arbeitgebern" der Region zusammenbringen.
Unser Kunde ist ein international agierendes Bauunternehmen, das auf eine über 50-jährige Erfolgsgeschichte am europäischen Markt zurückblickt. Mit einer starken familiären Tradition in der 17. Generation realisiert das Unternehmen vielseitige Bauprojekte in den Bereichen Gewerbe-, Wohn- und Logistikimmobilien.
Werden auch Sie ab sofort Teil des Erfolgs; exklusiv im Auftrag unseres Kunden (Sitz Düsseldorf) und in Direktvermittlung suchen wir Sie als Experten (w/m/d) rund um das Office Management.

Office Manager (m/w/d) für den Empfang

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen

Das Aufgabengebiet

• Office Management: Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Organisation des Fuhrparks (Poolwagenmanagement).
• Terminorganisation: Verwaltung und Koordination von Terminen für interne und externe Veranstaltungen.
• Konferenzraum-Organisation: Sicherstellung, dass die Konferenzräume stets bereit und optimal ausgestattet sind.
• Persönlicher und telefonischer Kontakt: Betreuung der internationalen Kund:innen, Besucher:innen und Mitarbeiter:innen mit professionellem Auftreten und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten.
• Reisemanagement: Buchung von Bahntickets, Hotels und Flügen über das Travel-Management-System sowie Kontrolle der zugehörigen Rechnungen.
• Interne Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit den internen Abteilungen zur Unterstützung und Optimierung der Büroprozesse.
• Postbearbeitung und Kurierdienste: Sie kümmern sich um den Empfang, die Verteilung und den Versand der Post sowie die Organisation von Kuriersendungen.
• Büromaterialverwaltung: Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, um den täglichen Bedarf sicherzustellen.
• Koordination von Wartungs- und Reinigungsarbeiten: Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, um die Instandhaltung und Sauberkeit der Räumlichkeiten sicherzustellen.

Das Anforderungsprofil:

• Ihre Basis ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Zudem bringen Sie bereits erste Erfahrung im Office Management oder im Empfangsbereich mit.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten zeichnen Sie aus, und Sie arbeiten selbstständig sowie strukturiert.
• Ihr freundliches Auftreten und Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke kommen auch in anspruchsvollen und stressigen Situationen voll zur Geltung.
• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und verfügen über verhandlungssichere Deutsch- sowie fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das Angebot:

• Unser Kunde bietet Ihnen eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld, das keine Langeweile aufkommen lässt.
• Sie können sich auf moderne Büroräume und ein kollegiales Arbeitsklima freuen, in dem Zusammenarbeit und Wohlbefinden großgeschrieben werden.
• Mit einer 37,5-Stunden-Woche und der Möglichkeit, Überstunden auszugleichen, wird eine ideale Balance zwischen Beruf und Freizeit geschaffen.
• Darüber hinaus übernimmt unser Kunde die Kosten für das Deutschlandticket, um Ihren Arbeitsweg so angenehm wie möglich zu gestalten.
• Profitieren Sie von attraktiven Mitarbeiterrabatten sowie einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge, die Ihnen langfristige Sicherheit bietet.
• Mit bis zu 31 Urlaubstagen und einer breiten Auswahl an Gesundheitsprogrammen wird Ihre Erholung und Ihr Wohlbefinden unterstützt - denn Ihr Erfolg liegt unserem Kunden am Herzen.