Mitarbeiter/-in (w/m/d) Sachbearbeitung in der Personalentwicklung

Im Geschäftsbereich Personal - Personalentwicklung, Fort- und Weiterbildungsakademie suchen wir eine/-n

Mitarbeiter/-in (w/m/d) Sachbearbeitung in der Personalentwicklung

Arbeitszeit: mit der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche)
Befristung: unbefristet
Einstieg: zum 01.06.2025
Vergütung: EG 8 TV-L
Allgemeine administrative Aufgaben:

• administrative Arbeiten im Bereich der Fort- und Weiterbildungsakademie der Personalentwicklung, hierbei u.a.
• allgemeine Sekretariatsaufgaben im Bereich der Personalentwicklung, E-Mail-Bearbeitung, Materialbestellung und -Verwaltung, Erstellung von Druckerzeugnissen
• Terminkoordination, Kalenderpflege
• Vertretungsregel in der Bildungsakademie obligat (Einarbeitung in fachfremde Bereiche, Urlaubsvertretung, Publikumsverkehr)
• Organisation des Raumbelegungsmanagements in der Bildungsakademie
• eigenständige Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen der Personalentwicklung
• Eingabe und Pflege der Datenbanken zum Veranstaltungsmanagement und zur Qualifikationsdokumentation
• Organisation und Pflege der Ablage
• Bearbeitung der eingehenden Post

Veranstaltungsmanagement im Rahmen des Fort- und Weiterbildungsprogramms:

• Veranstaltungsanlage über SAP (bzw. über eine Schul- und Seminarmanagementsoftware)
• Teilnehmenden-Verwaltung inkl. Controlling der Teilnehmendenzahlen für Fort- und Weiterbildungen, Anlage und Organisation externer Teilnehmender in SAP
• Dokumentation und Verwaltung von Nachweisen über klinikinterne Fortbildungen
• Planung und Organisation Begrüßung neuer Mitarbeitender
• Planung und Organisation Basisschulungstag für neues ärztl. Personal
• Eigenständige Korrespondenz und Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden (Veranstaltungsmanagement)
• Organisation von Catering, Vor- und Nachbereitung aller Veranstaltungen
• Veröffentlichung des Fort- und Weiterbildungsprogramms im Intranet
• Einleitung und Umsetzung von Werbemaßnahmen
• Einpflegen der Seminardaten in TYPO3 (Intranet), SAP und in eine spezifische Seminarmanagementsoftware
• Planung und Organisation der Ausgabe des Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Erstellung von Rechnungen und Überwachung von Zahlungseingänge, Mahnwesen
• Umbuchungen in Zusammenarbeit mit dem GB-Finanzmanagement

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement
• mehrjährige relevante Berufserfahrung im administrativen Umfeld und Bereitschaft zur strukturierten Einarbeitung
• sicherer und selbständiger Umgang mit den gängigen EDV-Systemen (Microsoft Office 365)
• souveräner Umgang in der Arbeit mit SAP
• Kommunikationsstärke in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen, Interessensvertretungen, Hierarchien und bei (Schnittstellen-)Projekten
• Engagement und organisatorisches Geschick bei der Vorbereitung, Durchführung und Evaluation von Veranstaltungen
• sehr ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Umgang mit Publikumsverkehr
• eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, (Selbst-)Reflexionsfähigkeit, Teamfähigkeit
• Englischgrundkenntnisse in Wort und Schrift

Warum Sie sich für uns entscheiden sollten?
Wir bieten…

• 300 Berufe unter einem Dach - mehr Vielfalt geht nicht
• eine leistungsgerechte Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L, inklusive der attraktiven Leistungen im öffentlichen Dienst (z.B. Weihnachtsgeld, tariflich vereinbarter Urlaubsanspruch)
• eine attraktive betriebliche Altersversorgung der VBL (Versorgungs-Anstalt des Bundes und der Länder), damit Sie sich auch im Rentenalter Ihre Wünsche erfüllen können
• neben vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten ein großes Angebot zur Gesundheitsförderung sowie das umfangreiche Programm des Hochschulsports
• monatliche Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden durch unser Corporate Benefits Programm, um beim privaten Shopping sparen zu können
• flexible Arbeitszeiten, damit Sie Berufs- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre Work-Life-Balance ist uns wichtig
• attraktive Konditionen für den ÖPNV oder einen vergünstigten Parkplatz für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben
• einen Betriebskindergarten, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)
• bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)
• eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können
• verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das vielfältige Angebot wahrzunehmen

Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal unter Angabe von "GB-P-50013" ein. Die Bewerbungsfrist endet am 05.02.2025.

Kontakt

Bei Fragen steht Ihnen Frau Sarah Gottwald, M.A. gerne zur Verfügung:
E-Mail: sgottwald@ukaachen.de
Telefon: 0241 / 80 80734

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.
Für Ihre Bewerbung sollten Sie bevorzugt unser digitales Bewerbungsportal unter www.karriere.ukaachen.de nutzen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen in der elektronischen Bewerbungsmappe sicher vor unbefugten Zugriffen zu hinterlegen.
Bewerbungen, die uns per Email erreichen (dieser Übertragungsweg ist in der Regel nicht ausreichend geschützt), werden in unser Bewerbungsportal übertragen und danach datenschutzkonform gelöscht. Falls Sie einer Überführung in das Portal nicht zustimmen, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.
Die Daten im Portal werden nach Ablauf der Vorhaltefrist gelöscht.
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