Wir suchen eine
Leitung (w/m/d) der Post- und Scanstelle
Vergütung
bis Entgeltgruppe 9a TVöD/VKA
Einsatzbereich
Amt für Personal und Organisation
Beschäftigungsumfang
Vollzeit oder Teilzeit
Befristung
unbefristet
Einstellung zum
nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerbungsfrist
23.02.2025
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I (Verwaltungsfachkraft (w/m/d)) oder aktuelle Teilnahme am Angestelltenlehrgang I mit voraussichtlichem Abschluss im Jahr 2025
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise zum Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit IT-Schwerpunkt oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Meister
Deine Aufgaben
- Fachliche und organisatorische Leitung der Post- und Scanstelle
- Organisation und Koordination der gesamten Postbearbeitung (Ein- und Ausgangspost) der Stadtverwaltung
- Steuerung und Überwachung der digitalen Erfassung und Weiterverarbeitung von Dokumenten (Scanning und digitale Archivierung)
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Verteilung von internen und externen Dokumenten
- Planung und Optimierung der Arbeitsabläufe im Bereich der Post- und Dokumentenverarbeitung
- Verantwortung für die Verwaltung und Pflege der eingesetzten technischen Systeme und Geräte (z. B. Scanner, Frankiermaschine)
- Überwachung und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards bei der Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten
- Einführung von neuen digitalen Prozessen im Rahmen der Postbearbeitung und Dokumentenverarbeitung
- Mitarbeit an Projekten zur weiteren Digitalisierung und Optimierung der Post- und Scanprozesse
Das bringst Du mit
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Postbearbeitung, Dokumentenverwaltung oder Scanstelle, idealerweise im öffentlichen Dienst ist vorteilhaft
- Führungserfahrung ist vorteilhaft
- Kenntnisse im Umgang mit modernen Post- und Scan-Systemen sowie der digitalen Dokumentenverwaltung
- Organisationsstärke, Verantwortungsbewusstsein und eine serviceorientierte Arbeitsweise
- Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagement-Systemen
- Ausgeprägte methodische und organisatorische Fähigkeiten
- Interdisziplinäre Fähigkeiten in der schnittstellenübergreifenden Zusammenarbeit mit internen Organisationseinheiten und externen Stellen
- Selbstständige, verantwortungsbewusste, erfolgs- und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke
- Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
Wir bieten Dir
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice
- 30 Tage Jahresurlaub (5-Tage-Woche)
- Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung
- Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt nach dem TVöD
- Stadteigenes Kita-Plätze-Kontingent und Kinderferienbetreuung
- Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch eine Vielzahl an modernen Personalentwicklungsangeboten
- Attraktives Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Angeboten zur Gesunderhaltung
- Bezuschusstes (Deutschland) Jobticket sowie steuerfreier Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV
- Corporate Benefits (Vorteilsportal bei vielen attraktiven Anbietern)
- Fahrradleasing
- Mitarbeiterevents: Betriebsfest, Betriebsausflug und weitere gemeinsame Veranstaltungen wie den B2Run- Lauf
- Die Stadtverwaltung möchte Führen in Teilzeit fördern. Bewerbungen im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung sind unabhängig vom Teilzeitfaktor ausdrücklich erwünscht
Die Stadtverwaltung fördert aktiv die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter (w/m/d). Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, einer Behinderung, dem ethnischen Hintergrund, der Religion, der Weltanschauung oder der sexuellen Identität. Bei gleichwertiger Eignung werden Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind sowie schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung
Bei Fragen zu den Inhalten der Stelle steht Herr Schach gerne zur Verfügung (0261/129-1210). Sofern Fragen zum Stellenbesetzungsverfahren bestehen, steht Frau Thelen (0261/ 129-1830) gerne zur Verfügung.
