Kaufmann/-frau - Büromanagement

Aufgaben im Büromanagement:

Organisation des Büroalltags:

• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Bearbeitung der Post (Eingang und Ausgang) sowie E-Mail-Korrespondenz.
• Verwaltung von Bürobeständen und Bestellungen von Büromaterial.

Dokumentation:

• Erstellen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten und Berichten.
• Führen von Akten und Ordnersystemen, sowohl digital als auch physisch.
• Pflege von Datenbanken und Verwaltung von sensiblen Informationen.

Kommunikation:

• Empfang von Besuchern und Kunden.
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Partnern.
• Vorbereiten von Präsentationen und Berichten für die Geschäftsführung.

Finanzverwaltung:

• Unterstützung bei der Budgetplanung und Kostenkontrolle.
• Erstellen und Verwalten von Rechnungen und Zahlungen.
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungsprüfungen.

Personalverwaltung:

• Unterstützung in der Personalorganisation, z. B. bei der Urlaubsplanung oder Zeiterfassung.
• Erstellen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und anderen personalrelevanten Dokumenten.

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung: Eine Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, in der Verwaltung oder eine vergleichbare Ausbildung ist oft Voraussetzung.
• Organisationstalent: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
• Kommunikationsstärke: Gute schriftliche und mündliche Kommunikation ist unerlässlich, um effizient mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zusammenzuarbeiten.
• Technische Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Bürosoftware (z.B. Microsoft Office) und modernen Kommunikationsmitteln (E-Mail, Telefon, Videokonferenzen).
• Eigenständigkeit und Verantwortung: Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Verantwortung für verschiedene Aufgaben zu übernehmen.