Für unser Maklerbüro suchen wir jemanden wie Dich - eine engagierte und zuverlässige Backoffice Assistenz (m/w/d), die unser Unternehmen unterstützt und durch professionelles Zuarbeiten im Management sowie Immobilienvertrieb entlastet.
Du liebst es Ordnung zu halten und durch deine akribische Arbeitsweise bist Du in der Lage auch in den turbulentesten Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren um genau das zu liefern was gerade benötigt wird?
Dann lies auf jeden Fall weiter…
Aufgaben
Als Backoffice Assistenz ist eine deiner Hauptaufgaben die Entlastung unseres Geschäftsführers und Unterstützung unserer Akquise- und Verkaufsmakler beim Einkauf und Verkauf von Immobilien. Du führst erste Korrespondenzen telefonisch und per Mail durch. Dabei verwaltest eingehende Fragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Bei neuen Immobilienaufträgen bist Du für die Beschaffung, Vorbereitung, Digitalisierung, Sortierung und Zusammenstellung der Immobilienunterlagen zuständig. Diese hinterlegst Du sauber auf unserem Server als auch CRM System. Zudem überwachst Du unsere CRM Prozesse und Einträge.
Unseren Geschäftsführer entlastest Du bei der vorbereitenden Buchhaltung als auch bei seinem Tagesgeschäft und bist für die Büroorganisation zuständig.
Assistenz Backoffice
- Assistenz des Geschäftsführers und Verkaufsmaklers
- Du organisierst unsere Terminkalender, E-Mail-Postfach und Telefonate.
- Telefonstimme für unsere Kunden und Immobilieninteressenten.
- Korrespondenz und Kundenkommunikation (telefonisch als auch schriftlich).
- Terminvergaben, Terminvorbereitung und -nachbereitung.
- Buchhaltungsvorbereitung, vorbereitetes Rechnungswesen und Zahlungsverkehr.
- Beschaffung, Vorbereitung, Digitalisierung und Sortierung Immobilienunterlagen.
- Erstellung von Exposés und Export über unser CRM in diverse Internetportale.
- Experte/in für unser CRM-Programm, inkl. Pflege unserer Mandantendatenbank.
- Unterstützung bei Akquise & Verkauf von Kaufobjekten.
- Unterstützung bei Online Marketing-, Social Media-, Medien- und Vertriebsaktivitäten.
- Überwachung CRM Prozesse und Eintragungen
Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder Studium im Immobiliensektor
- Berufserfahrung im Front- und Backoffice eines Immobilienunternehmen.
- Absolute Zuverlässigkeit und eine gewissenhafte Persönlichkeitsausprägung.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches als auch gepflegtes Auftreten.
- Großes organisatorisches Talent. Du zeichnest Dich durch eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise aus, dabei bist Du belastbar und bleibst stets organisiert.
- Schnelle Auffassungsgabe und analytisches Denken.
- Klaren Kopf, sorgfältiges und detailgenaues Arbeiten auch in turbulenten Zeiten.
- Dein Engagement ist geradezu legendär. Flexibilität ist Dein zweiter Vorname und Du gehst gerne die Extrameile!
- Sehr gute Beherrschung von MS-Office, neuen Medien und großen Spaß an Excellence.
- onOffice-Kenntnisse (Makler-CRM) wäre Klasse.
- Beherrschung der deutschen Grammatik in Wort und Schrift, darüber brauchen wir doch nicht mehr reden, oder?
- Du bist ein/e Teamplayer/in.
Wir bieten
Wir bieten Dir Vieles, nur kein 08/15, vor allem in diesen turbulenten Zeiten:
- Arbeitsplatz der sehr viel Spannendes, Gutes und Hilfe für Menschen in einem der abwechslungsreichsten Wirtschaftssektor bietet.
- Eine vielseitige Herausforderung mit einem sehr hohen Maß an Eigenständigkeit und Verantwortung mit großem Gestaltungsspielraum.
- Ein erfolgsorientiertes, motiviertes und teamorientiertes Umfeld und Betriebsklima, in dem Du Dich kontinuierlich weiterentwickeln kannst.
- Moderne und offene Unternehmenskultur mit kurzen Kommunikationswegen und flachen Hierarchien.
- Umfangreiches Kaffee-, Tee- und Getränkeangebot - unlimited.
- Fort- und Weiterbildung durch interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Innovatives Immobilienmarketing (Champions League), die Du mitgestalten kannst.
- Geistige, berufliche und persönliche Entwicklungschancen, damit Du nicht mehr auf der Stelle trittst.
- Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einem attraktiven monatlichen Festgehalt.
- Incentives, wenn Du Ziele erreichst und unsere Erwartungen übertriffst.
- Karrieremöglichkeit zur Senior Assistenz Geschäftsführung bis hin zur Büroleitung.
