Executive Assistant (m/w/d)

Inhalte und Ziele

• Verwaltung und Koordination des Kalenders der Geschäftsführung
• Organisation und Abwicklung von Reisebuchungen sowie Reisemanagement für Führungskräfte
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Konferenzen und Meetings
• Überprüfung und Korrektur von Präsentationen
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Kommunikationskonzepten für die Geschäftsführung
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen durch Bereitstellung relevanter Dokumente und Informationen
• Weiterleitung und Bearbeitung von Rechnungen
• Planung und Organisation von jährlichen Team - und Jahresevents
• Betreuung von externen Besuchern (Vorbereitung der Konferenzräume)
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei HR- und Teamthemen (Organisation von Interview Terminen, Unterstützung der Onboardingprozesse neuer Teammitglieder, Unterstützung rund um Prozesse der Mitarbeiterentwicklung)

Qualifikationen

• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten zu setzen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; Deutschkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z.B. Microsoft Office Suite)
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Proaktive Arbeitsweise und hohes Maß an Eigeninitiative

Vorzüge unseres Partners

• Zukunftsweisendes, innovatives Unternehmen mit Startup-Mentalität
• Flexibles Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, den eigenen Fußabdruck in das Unternehmen einzubringen
• Internationale Teamatmosphäre
• Offene Kultur mit flachen Hierarchien
• 2 Tage Home-Office

Diese Stelle klingt interessant?
Dann schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über den Bewerber-Button oder per E-Mail an msch@capitalheads.de.
Für weitere Fragen steht Ihnen Herr Mark Schär unter der Rufnummer +49 (0) 211 - 547 618 44 gerne zur Verfügung. Die Einhaltung von Diskretion ist selbstverständlich.
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