Direktionssekretariat im Ludwig Forum Aachen (m/w/d)

Bewerbung bis: 27.10.2024

Direktionssekretariat im Ludwig Forum Aachen (m/w/d)

Kulturbetrieb der Stadt Aachen
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Die Europa- und Wissenschaftsstadt Aachen (ca. 260.000 Einwohner*innen) ist innovationsfreudig, traditionsbewusst und durch ihre reiche Geschichte historisch geprägt. Erstklassige Hochschulen und Forschungseinrichtungen, das große europäische Erbe sowie die Grenzlage inmitten einer lebendigen Dreiländerregion geben Aachen eine weltoffene und internationale Prägung. Aachen ist eine von fünf digitalen Modellregionen in NRW. Mit rund 6000 Beschäftigten ist die Stadt Aachen die größte kommunale Arbeitgeberin im Grenzgebiet zu Belgien und den Niederlanden. Wer bei der städtischen Verwaltung arbeitet, gestaltet das Leben in Aachen aktiv mit. Die Stadt Aachen verfügt über eine ausdifferenzierte Museumslandschaft basierend auf bürgerschaftlichem Engagement.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Geschäftsbereich Ludwig Forum für Internationale Kunst des Eigenbetriebes Kultur eine Stelle in der Funktion Direktionssekretariat im Ludwig Forum für Internationale Kunst (m/w/d) in Vollzeit auf Dauer zu besetzen.
Das Ludwig Forum für Internationale Kunst ist ein Museum für internationale, zeitgenössische Kunst. Als Stammhaus einer globalen Museumsfamilie präsentiert es neben Wechselausstellungen Exponate der weltberühmten Kunstsammlung von Peter und Irene Ludwig mit Schlüsselwerken der deutschen und westeuropäischen Nachkriegszeit sowie bedeutende Sammlungen der US-amerikanischen Kunst ab den 1960er Jahren. Darüber hinaus beherbergt das Museum eine der umfangreichsten Sammlungen zeitgenössischer Kunst aus Kuba, zeitgenössische Kunst aus China sowie Kunst aus Sowjetrussland, den ehemaligen Sowjetrepubliken und aus Zentral- und Osteuropa. Sein transdisziplinäres Programm kombiniert Einzel- und thematische Gruppenausstellungen mit Forschungsprojekten, Konferenzen, Filmvorführungen, Musik- und Tanzfestivals und anderen Bildungsaktivitäten, um seine Sammlungen im Dialog mit dem Publikum kontinuierlich zu erweitern und neu zu kontextualisieren.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Kommunikation und Korrespondenz (Telefon/Email/Fax) in Deutsch und Englisch für und nach Anweisung der Museumsleitung sowie Erledigung des Postverkehrs
• Archivierung/Ablage der Korrespondenz u.a. Verwaltungsakten
• Terminplanung und -koordination der Museumsleitung
• Reisemanagement der Direktion und deren Abrechnung
• Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen/Anregungen
• Künstler*innen- sowie Gästebetreuung
• Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesens
• Koordinierung des Veranstaltungskalenders
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Museumsleitung

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Bürokauffraumann, KauffrauKaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
• gute Kenntnisse im Umgang mit SAP im Rahmen des Einpflegens von Rechnungen und Aufträgen
• eine besonders sorgfältige, verantwortungsbewusste und selbständige Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Bereitschaft zur Teamarbeit
• ein kompetentes, souveränes und freundliches Auftreten und Kundenorientierung im Umgang mit Bürgerinnen, Kundinnen und Partner*innen des Kulturbetriebs
• Bereitschaft zu Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens und an Wochenenden im Bedarfsfall, z.B. bei Veranstaltungen
• Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation
• sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• interkulturelle Kompetenz
• eine Affinität zu Kunst und Kultur insbesondere der bildenden Kunst

Wünschenswert

• weitere Fremdsprachenkenntnisse (Französisch sowie Niederländisch)

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation, FB 11/330 - z.H. Herrn Heinrichs, 52058 Aachen

Kontakt

Stellenprofil

Eva Birkenstock0241 1807-100

Bewerbungsformalitäten

René Heinrichs0241 432-11345

Allgemeine Bewerbungshinweise

Die Stadt Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mit­arbei­ter*innen. Wir streben an, dass sich die gesell­schaftliche Viel­falt der Region auch bei den Beschäftigten wider­spiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von qualifizierten Per­sonen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Reli­gion, Welt­anschauung, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen schwer­behinderter Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berück­sichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Kulturbetrieb der Stadt Aachen E 49

Der Kulturbetrieb betreibt und unterhält Bildungs-, Kunst- und Kultureinrichtungen der Stadt. Er gestaltet das städtische Kulturleben in kommunalen Einrichtungen, fördert und berät die freie Kulturszene.
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