Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) - Z14.20/24

Das Referat „E-Portal/Dokumentenmanagement“ (Z14) ist für die zentrale Schriftgutverwaltung im BfArM zuständig. Zu den Kernaufgaben des Referates gehören somit primär Registratur- und Archivtätigkeiten wie die Erfassung von Ein- und Ausgängen mit entsprechenden Metadaten im Dokumentenmanagementsystem/Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) und die zentrale Bereitstellung von elektronischen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem docuBridge.
Ihr Aufgabenbereich umfasst
· Allgemeine Registratur- und Archivtätigkeiten wie:
o Durchführung der Briefpostsortierung und -verteilung nach Geschäftsverteilungsplan (GVPl)
o Erfassung von ein- und ausgehenden Postsendungen von zulassungsbezogenen und nicht zulassungsbezogenen Eingängen im DMS/VBS
o Schriftgutverwaltung und Aktenbereitstellung
o Erfassung von Archivbestand
o Erstellung von Abgabeverzeichnissen im Rahmen der Aussonderung von Bestand an das Bundesarchiv
· Aufgabenübernahme im Rahmen des Digitalisierungsprojektes:
o Vorbereitung der Papierunterlagen für das externe Scan-Dienstleisterunternehmen
o Durchführung der Qualitätskontrolle der gelieferten Digitalisate
o Bereitstellung von Digitalisaten im Dokumentenmanagementsystem docuBridge
· Mitarbeit bei Anfragen von Landesbehörden (Amtshilfe)

Ihr Profil

· Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit der Berufsbezeichnung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (KfB), Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation (FaB), Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (VfA), Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste (FaMI) mit der Fachrichtung Information und Dokumentation (IuD) oder mit der Fachrichtung Archiv oder haben eine ähnliche kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung
· Sie pflegen einen routinierten Umgang mit der Anwendung von Aktenplänen; sowie der Registraturrichtlinie (RegR) für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien („Moderner Staat - Moderne Verwaltung") oder haben die Bereitschaft sich diese anzueignen
· Sie besitzen Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken und moderner Datenkommunikation sowie den einschlägigen MS-Office-Programmen
· Sie bringen sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mit
· Ihre Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift befinden sich im Sprachniveaubereich A2 Bis B1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER)
Was uns zudem wichtig ist:
· Sie haben nicht nur die Bereitschaft, sondern auch das Interesse im Rahmen der Registrierung von Ein- und Ausgängen nationale und europäische Verfahren der Arzneimittelzulassung kennenzulernen und mit diesen zu arbeiten
· Sie arbeiten gut organisiert, selbstständig und zuverlässig
· Ihre ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus
· Sie bringen die Fähigkeit und Bereitschaft mit im Bedarfsfall auch in hohen Regalhöhen und auf Leitern, bis zu 3 Metern Höhe, zu arbeiten

Das bieten wir Ihnen

· abwechslungsreiche und gemeinwohlorientierte Aufgaben mit viel Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten
· einen sicheren****** Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitsbedingungen wie Teilzeitarbeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
· eine gezielte Einarbeitung, um Sie auf Ihre künftigen Tätigkeiten vorzubereiten
· bedarfsorientierte und individuell abgestimmte Fortbildungs- und Qualifikationsangebote
· ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot
· die Zahlung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung bei Erfüllung der Voraussetzung
· ein vergünstigtes und bezuschusstes Monatsticket für den Personennahverkehr, kostenlose PKW-Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung
· Vermögenswirksame Leistungen
Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie uns in den anfallenden Aufgaben unterstützen?
Dann werden auch Sie Teil unseres Teams und bewerben sich bis zum 01.01.2025 über unser Onlineportal! Das Verfahren wird mit der Kennziffer Z14.20/24 geführt.