Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) (Kennziffer: 023V / 2024)

Die HS Bund sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Brühl für die Zentrale Hochschulverwaltung im Referat Z 3 „Budgetmanagement, Kosten- und Leistungsrechnung“ befristet in Teilzeit eine / einen
Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter
(w/m/d)
EGr. 7 TVöD
Bewerbungsfrist 15.09.2024
Arbeitsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit Vollzeit oder Teilzeit
Laufbahn Mittlerer Dienst
Arbeitsort Brühl
Die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung (HS Bund) bildet an ihren zehn Fachbereichen und dem Zentralen Lehrbereich den Nachwuchs des gehobenen und höheren nichttechnischen Verwaltungsdienstes für die Bundesbehörden aus. Mit ihren dualen Studiengängen und ihren berufsbegleitenden Fernstudiengängen steht die HS Bund für ein kompetenzorientiertes Studium mit Fokus auf die künftige berufliche Praxis in der Bundesverwaltung. Hinzu kommt eine Vielzahl an kooperativen und anwendungsorientierten Forschungs- und Entwicklungsprojekten.

Anforderungsprofil

Vorausgesetzt werden:
Vorausgesetzt wird eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als

• Verwaltungsfachangestellte/r,
• Fachangestellte/r bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder
• eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung mit bürowirtschaftlichem oder kaufmännischem Hintergrund (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Industriekauffrau/-mann)

jeweils mindestens mit der Note befriedigend.
Weiterhin bringen Sie mit:

• exzellente analytische und organisatorische Fähigkeiten verbunden mit einem gewissenhaften, sorgfältigen und selbstständigen Arbeitsstil
• sicheres und verbindliches Auftreten, gute Umgangsformen, hohe Sozialkompetenz und ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen
• Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein sowie Verschwiegenheit verbunden mit Loyalität, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, sich schnell und intensiv in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• sichere Beherrschung von MS-Office-Anwendungen
• kundenorientiertes Handeln und termingenaues Arbeiten
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Offenheit für neue Aufgaben
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise

Arbeitgeber-Leistungen

• Tätigkeiten in einem interessanten, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich,
• ein Arbeitsumfeld, das geprägt ist von Kollegialität, Interdisziplinarität, Professionalität und Wertschätzung,
• Angebote zur beruflichen und persönlichen Weiter- und Fortbildung durch interne und externe Angebote,
• bei Vorliegen der persönlichen und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen besteht die Möglichkeit einer guten beruflichen Weiterentwicklung,
• flexible Dienstzeitgestaltung im Rahmen der Unterstützung einer guten Work-Life-Balance sowie der Vereinbarkeit von Familie und Beruf,
• bei Vorliegen der persönlichen und sachlichen Voraussetzungen sowie der Eignung der Tätigkeiten besteht die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens,
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements,
• den Erwerb eines Job-Tickets.

Tätigkeitsprofil

Zu Ihren Aufgaben gehören

• Zentrale Rechnungsbearbeitung u.a. Pflege von Partnerdaten in MACH
• Erfassung, Buchung und Pflege der Anlagen in MACH
• Bearbeitung von Mahnungen bei Eingangsrechnungen
• Abgleich der Buchungen im HKR-Verfahren und in MACH
• Zusammenarbeit mit der Bundeskasse

• Aufgaben der Buchhaltung - Einnahmeverwaltung einschl. Mahnwesen
• Beschaffung von Verbrauchsmaterial für Büro- und Seminarbedarf, Hygiene- und Sportmaterialien Einleitung / Durchführung von Beschaffungsverfahren
• Festlegung des Vergabeverfahrens
• Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
• Öffnungsverhandlungen / Auftragsvergabe
• Festlegung von Haushaltsmittel in MACH
• Abrechnung und Bearbeitung von evtl. Mängelansprüchen
• Einleitung des Beschaffungsverfahrens bei einer behördenübergreifenden Beschaffungsstelle

Bewerbungsverfahren

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, (Arbeits-) Zeugnisse, ggfls. Nachweis der Schwerbehinderung etc.) senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer, vorzugsweise per E-Mail als einheitliche PDF-Datei (max. 15 MB), an bewerbung@hsbund.de oder auf dem Postweg bis zum 15.09.2024 an die

• Personalreferat -

Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir ausdrücklich darum, keine Originale sondern ausschließlich Kopien der o.g. Nachweise und Unterlagen zu übersenden, da keine Rücksendung erfolgt.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen unter www.KMK.org/ZAB").
Für Rückfragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen der Referatsleiter des Referats Z3, Thomas Lüttgens, (Tel.: 0228 99 629-6321), gerne zur Verfügung.
Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an Christiane Schmitz (Tel.: 0228 99 629 - 6145 / E-Mail: bewerbung@hsbund.de).
Nähere Informationen über die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung finden Sie unter www.hsbund.de.

Besondere Hinweise

• Die HS Bund bietet vielfältige Arbeitszeitmodelle an. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit bis 32,5 Stunden/Woche ist möglich.
• Die Stelle ist nach § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) längstens für 3 Jahre befristet.
• Gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 TVöD richtet sich die Eingruppierung der/des Beschäftigten nach dem Tarifvertrag über die Entgeltordnung des Bundes (TV EntgO).
• Die HS Bund ist nach den Vorgaben des Bundesgleichstellungsgesetzes und ausweislich ihres Gleichstellungsplanes bestrebt, den Anteil der Frauen zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen werden deshalb ausdrücklich begrüßt.
• Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich willkommen.
• Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Es wird lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt
• Die HS Bund bietet ein Jobticket für den Nahverkehr zu vergünstigten Konditionen an.
• Die Ausübung eines Ehrenamtes bzw. bürgerschaftliches oder gesellschaftliches Engagement sind förderlich.
• Die HS Bund fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und wurde dementsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten sie unter www.beruf-und-familie.de .

Hinweis zum Datenschutz:
Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Im Falle einer Nichtberücksichtigung oder Rücknahme der Bewerbung wird diese mitsamt den erhobenen personenbezogenen Daten spätestens nach Ablauf von sechs Monaten nach erfolgter Absage bzw. Rücknahme der Bewerbung gelöscht.
Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie unter https://www.hsbund.de/DE/05_Service/45_Datenschutz/Datenschutz-node.html.
*[o.g.]: oben genannt
*[www]: world wide web
*[bzw.]: beziehungsweise
*[MB]: Megabyte
*[HS Bund]: Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung
*[E-Mail]: electronic mail
*[TVöD]: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
*[PDF]: portable document format
*[etc.]: et cetera