Büroassistenz / Office Management (m/w/d) für Ingenieurbüro im Wachstum

Über uns

Das Ingenieurbüro Pascal Lohmann ist ein wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen mit Schwerpunkt auf Planprüfungen, technische Beratung und Projektbegleitung im Bereich der Eisenbahninfrastruktur. Seit 2021 entwickeln wir uns stetig weiter - mit einem klaren Fokus auf Qualität, Innovation und Digitalisierung.
Unsere Projekte reichen von Umbauten in Bahnhöfen über neue Technologien wie digitale Stellwerke bis zur Begleitung großer Rollout-Programme. Wir stehen für fundierte Fachkompetenz und klare Kommunikation - sowohl mit Auftraggebern als auch mit allen Projektbeteiligten.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Büroassistenz / Office Management, die mit Organisationstalent, Eigeninitiative und Begeisterung für Technik und Struktur unser weiteres Wachstum aktiv mitgestalten möchte.

Ihre Aufgaben

• Projektkoordination & Kommunikation: Sie halten Kontakt zu Projektbeteiligten, beschaffen eigenständig Informationen und sorgen für reibungslose Abläufe im Hintergrund.
• Termin- und Fristenmanagement: Sie behalten den Überblick über laufende Projekte, unterstützen bei Terminplanung und erinnern an wichtige Fristen.
• Verwaltung & Organisation: Sie übernehmen die zentrale Organisation des Büros - von der Dokumentenablage bis zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Angebots- & Rechnungsstellung: Sie erstellen eigenständig Angebote, erfassen Leistungen und stellen Rechnungen mit Hilfe von Lexoffice.
• Buchführung & Personalverwaltung: Sie unterstützen in der vorbereitenden Buchhaltung, organisieren Gehaltszahlungen und pflegen Personaldaten.
• Telefonzentrale & Korrespondenz: Sie sind erste Ansprechperson für externe Kontakte, nehmen Telefonate freundlich und kompetent entgegen und verfassen professionelle E-Mails und Schreiben.
• Kreative Mitgestaltung: Sie bringen Ideen ein, organisieren Teamevents und helfen dabei, interne Prozesse zu verbessern und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder ein vergleichbares Studium
• Idealerweise Berufserfahrung im Bauwesen, in einem Ingenieurbüro oder im bahntechnischen Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2-Niveau)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft zur Einarbeitung in Lexoffice
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Freude an Teamarbeit, Eigenverantwortung und Weiterentwicklung

Wir bieten

• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld - wahlweise im Büro oder im Homeoffice
• Flexible Arbeitszeiten - familienfreundlich und individuell abstimmbar
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für eigene Ideen
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit langfristiger Perspektive
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und aktive Mitgestaltung des Unternehmens