Sie haben Freude an administrativen Aufgaben, wollen über den Tellerrand schauen und interessieren sich für die weite Welt? Dann werden auch Sie Teil unseres starken Teams. Zu besetzen ist die Position
Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsstelle der wissenschaftlichen Ausschüsse des DAAD
Organisationseinheit: SB01 - Vorstandsbüro
Standort: DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe: EG 9a (Bruttojahresgehalt rund 22.280,- € - 24.000,- €)
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst
Anstellungsart: Unbefristet
Arbeitszeit: 19,5 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 05.01.2025
Stellencode: SB01EG9a
Ihre Aufgaben
- Sie übernehmen überwiegend Assistenztätigkeiten für die Geschäftsstelle der wissenschaftlichen Ausschüsse. Dazu gehört u.a. die Bearbeitung des Post- und Maileingangs, Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Rechercheaufgaben, Führen des Outlook-Kalenders sowie Aktenablage.
- Sie pflegen den Kontakt zu den Ausschussmitgliedern und organisieren, in Abstimmung mit der Pressestelle und der Kommunikationsabteilung, die externe Kommunikation rund um die Ausschüsse.
- Darüber hinaus sind Sie auch für die inhaltliche Zuarbeit, wie z.B: das Erstellen von Präsentationen oder das Verfassen von Schreiben zuständig.
- Des Weiteren unterstützen Sie Ihr Team bei der Organisation der Gremiensitzungen (Vorstand, Kuratorium und Mitgliederversammlung).
Dafür bringen Sie fachlich und persönlich mit:
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen)
- Gutes sprachliches Ausdrucksvermögen, Stil- und Korrektursicherheit
- Sicherer Umgang mit MS Office Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint), Webex und weiteren Internetanwendungen
- Ausgeprägter Sinn für die Aufbereitung und Präsentation von Informationen
- Bereitschaft zur raschen Einarbeitung in die Arbeitsabläufe des Hauses und im Büro für Geschäftsführung und Vorstand
- Umsicht und Sinn für Organisation und Planung, gutes Selbst- und Zeitmanagement
- Diskretion und gute Umgangsformen
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Engagement und Teamfähigkeit
Darüber hinaus wünschenswert sind:
- Erfahrung in der Büroorganisation bzw. Sekretariat
- Kenntnisse der nationalen und internationalen Hochschullandschaft
Unser Angebot
Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39 Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge
Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, Nutzung der goFlux Mitfahr-App, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur
Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitstage
Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der internationalen Kita Bonn
Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.
"Wandel durch Austausch" lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.100 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD-Büros weltweit.
Der DAAD ist eine international agierende Organisation, für die Vielfalt bei den Mitarbeitenden eine Herzensangelegenheit ist. Wir fördern die Gleichstellung aller Menschen und begrüßen daher alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Auch begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen sprachlichen Hintergründen. An unseren Standorten in Deutschland (Bonn und Berlin) ist die Verkehrssprache in der Regel Deutsch. Daher bitten wir Sie, Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf (CV) in deutscher Sprache einzureichen.
Für inhaltliche Vorabfragen zu der ausgeschriebenen Position nehmen Sie gerne Kontakt zu Samira Herb-Cless unter HERB@DAAD.DE bzw. +49 (228) 882-581 auf. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an karriere@daad.de.
Entscheiden Sie sich für eine berufliche Zukunft voller Möglichkeiten und Chancen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Weitere Informationen finden Sie unter "Karriere im DAAD".
Senden Sie uns dafür bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 05.01.2025 ausschließlich über unser Online-Bewerbungstool zu.
