Wir suchen dich!
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Teilzeit (15 Stunden/Woche)
Du suchst eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit, bei der du deine organisatorischen Fähigkeiten voll einbringen kannst? Dann bist du bei uns genau richtig!
Für unsere Messebauagentur in Ratingen suchen wir ab sofort eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).
Du bist ein Organisationstalent, liebst es, den Überblick zu behalten, und unterstützt gerne tatkräftig, damit alles reibungslos läuft? Dann werde Teil unseres Teams und übernimm eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination unserer Messebauagentur.
Deine Aufgaben
Organisatorische Aufgaben
- Terminplanung und -koordination für die Geschäftsführung
- Reiseorganisation inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln
- Vorbereitung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen
- Büroorganisation und Beschaffungsmanagement (z. B. Büromaterialien)
Administrative Aufgaben
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern (E-Mails, Briefe, Telefonate)
- Protokollführung bei Meetings und Nachverfolgung von Aufgaben
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Rechnungsprüfung und -freigabe sowie Unterstützung in der Buchhaltung
- Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Protokollen und anderen Dokumenten
Kommunikative Aufgaben
- Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern
- Organisation und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern
- Kommunikation mit Behörden, Kunden und Lieferanten
- Unterstützung bei der internen und externen Unternehmenskommunikation
Strategische Unterstützung
- Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungen der Geschäftsführung
- Bearbeitung vertraulicher Dokumente und Informationen
- Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
- Monitoring und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines
- Erstellung von Analysen, Reports und Statistiken
- Überwachung von Vertragslaufzeiten und wichtigen Fristen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Verhandlungen und strategischen Entscheidungen
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Office Management
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige Arbeitsweise und Diskretion
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
- Führerscheinklasse B
Wir bieten dir
- Eine unbefristete, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einer spannenden, innovativen und kreativen Branche
- Einen attraktiven und sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive bei einem zukunftsorientierten Arbeitgeber
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten, Gleitzeit und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten
- Ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
Haben wir dein Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich der Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittstermin, über unsere E-Mailadresse: info@viavend.de.
Deine Ansprechpartnerin
Frau Martina Braun
Tel.: +49 2102 8919940
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Das Team der Viavend GmbH
www.viavend.de
