Im Fachbereich Standesamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) auf Dauer in Vollzeit zu besetzen.
Mit der Tätigkeit ist eine Bestellung zum/zur Standesbeamt*in vorgesehen.
Die Tätigkeit befindet sich in einem Prozess zur Änderung des Aufgabenprofils. Im Rahmen dessen befindet sich die Stelle derzeit in einer ergebnisoffenen Bewertungsprüfung.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Prüfung der Eheschließungen unter rechtlichen/urkundlichen Gesichtspunkten
- Vor- und Nachbereitung der Eheschließungen (z.B. terminliche Überwachung, Überprüfung der Anmeldeunterlagen und Fertigung der auszuhändigenden Urkunden, Niederschriften und Eheschließungsdokumente
- Erstellen des Eheregisters
- Anlegen der Sammelakten und Eintragung von Hinweisen in das Geburtenregister der beteiligten Personen und eventueller Vorehen
- Wahrnehmung der Mitteilungspflichten an andere Behörden
- Überprüfung und Weitergabe der elektronischen Statistik
- Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben wie das Aufgeben von Bestellungen, das Einfordern von Kostenvoranschlägen, die Rechnungsbegleichung, die Verteilung von Post und E-Mails an die zuständige Sachbearbeitung und die Pflege der Daten im Serviceportal Stadt Aachen
- Betreuung der Zeiterfassung für den Fachbereich Standesamt
- Erteilung von telefonischen Auskünften
- Mitwirkung bei den Trauungen an Samstagen in regelmäßigen Abständen
Das bringen Sie mit
- die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement
- oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf in einem für die Tätigkeit einschlägigen Bereich wie z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d), Notarfachangestellte*r (m/w/d), Patentfachangestellte*r (m/w/d) In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Verwaltungslehrgang I) erwartet.
- ein dienstleistungsorientiertes und freundliches Auftreten
- eine eigenverantwortliche und genaue Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- gute Organisationsfähigkeiten
Wünschenswert
- Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere in Englisch
Das bieten wir
- Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch einer Fortbildung zum/zur Standesbeamt*in verbindlich vorgeschrieben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.
