Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d), Innere Verwaltung, Köln

Für unsere Abteilung Innere Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)
Wir sind die gesetzliche Unfallversicherung für die Bereiche Energie, Textil, Elektro und Medienerzeugnisse. Bei uns sind rund 4 Millionen Menschen in über 200.000 Mitgliedsunternehmen versichert. Wir beraten unsere Mitgliedsbetriebe bei Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und sorgen nach Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten für die medizinische Behandlung, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung unserer Versicherten.

Wir bieten

• Die Vergütung in Entgeltgruppe 8 .
• Ein sicheres, modernes und dienstleistungsorientiertes Arbeitsumfeld im öffentlichen Dienst.
• Flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitsystem.
• Homeoffice Möglichkeit.
• Gestaltungsfreiräume sowie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
• Ein familienbewusstes Unternehmen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat bei uns einen hohen Stellenwert (Zertifizierung mit dem Audit "berufundfamilie").
• Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ein umfangreiches Angebot für Ihre Gesundheit u.a. eine vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club.
• Betriebliche Altersversorgung, Jobticket und vieles mehr.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben; Führen sämtlicher Korrespondenzen intern und extern in Wort und Schrift.
• Abstimmungen und Führen von Gesprächen bzw. Verhandlungen mit anderen Abteilungen, externen Firmen und Dienstleistern.
• Koordinierungs- und Unterstützungsaufgaben für die Führungskräfte der Abteilung; Erstellen von unterschriftsreifen Vorlagen und Mitteilungen intern und extern.
• Unterlagen für Sitzungen, Termine und Besprechungen inhaltlich prüfen und aufbereiten.
• Koordinierung der Bewerbungsverfahren.
• Pflege und Aktualisierung der Personaldaten.
• Nachbestellung von Büromaterial sowie Rechnungsbearbeitung.
• Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten*innen.
• Dienstreiseplanung und Abrechnung für die Abteilungsleitung.

Was uns überzeugt

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit.
• Sicheres und kompetentes Auftreten; sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen.
• Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit.
• Strukturiertes, ergebnisorientiertes und eigenständiges Arbeiten.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Diskretion und Loyalität.
• Umfangreiche EDV-Kenntnisse sowie die Bereitschaft zur Weiterbildung.

Wir fördern
aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Chancengleichheit aller Menschen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Bei entsprechen- den Bewerbungen prüfen wir, ob eine Umsetzung im dienstlichen Rahmen möglich ist.
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Ihren vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise - Ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend) bis zum 08.12.2024.
Fragen zu Ihrem künftigen Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne Frau Keventsidis, Abteilungsleiterin Innere Verwaltung, Telefon: 0221-3778-5900.
Informationen über uns finden Sie im Internet unter www.bgetem.de