Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Im Fachbereich Jugend und Schule (FB 45) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion der Assistenz der Abteilungsleitung „Allgemeiner Jugendhilfedienst“ in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
Der Fachbereich Jugend und Schule besteht aus fünf Abteilungen, die den Erziehungs-, Betreuungs- und Bildungsauftrag von Jugendhilfe und Schule ganzheitlich erfüllen und entsprechend den politischen und gesetzlichen Vorgaben fortlaufend weiterentwickeln.
Die Abteilung „Allgemeiner Jugendhilfedienst“ umfasst die Bereiche der Fachberatung, Geschäftsstelle, Koordination des dualen Studiums Soziale Arbeit und den Allgemeinen Sozialen Dienst. In dieser Abteilung sind ungefähr 150 Mitarbeitende beschäftigt.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• allgemeiner Schriftverkehr (Schreiben, E-Mails intern und extern, Vermerke etc.)
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, hier mit besonderem Blick auf die rechtzeitige Einforderung/Weitergabe von Ausschussunterlagen
• Erstellung von (Excel)Tabellen
• Organisation, Pflege und Verknüpfung von physischer und digitaler Ablage
• Führung der Wiedervorlage
• Koordinierung und Organisation der gesamten Terminplanung und Organisation für die Abteilungsleitung
• Empfang von Besucher*innen, zentrale*r Ansprechpartner*in für Besucher*innen
• allgemeine Auskunftserteilung und entsprechende Weiterleitung von Bürger*innen und sonstigen externen Akteur*innen
• Aktenanlage und -pflege
• Planung und Organisation der Dienstreisen
• Recherche von Themen/Sachverhalten im Internet
• Medienanalyse mit Blick auf für den Fachbereich relevante Meldungen
• Protokollführung bei Besprechungen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW (m/w/d) oder als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
• ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Organisationsfähigkeit
• ein sicheres Auftreten
• Belastbarkeit
• Flexibilität
• das Bewusstsein für die verantwortungsvolle und vertrauensvolle Tätigkeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.