Assistenz Budget- und Bestellmanagement (w/m/d).

Das erwartet dich bei uns:
In deiner Rolle als Assistenz Budget- und Bestellmanagement sorgst du für eine reibungslose Abwicklung aller operativen und administrativen Aufgaben in Bezug auf unser Projektbudget und Bestell-Management.
Deine Hauptaufgaben umfassen:

• Budgetmanagement: Administrative Überwachung, Eingabe, Pflege und Aktualisierung unseres Projektbudgets.
• Einkaufsmanagement: Erstellen von Bestellanforderungen sowie weitere Abwicklung der Bestellungen in enger Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung.
• Rechnungsprüfung: Du übernimmst die Kontrolle und sorgst für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
• Bei all diesen Aufgaben achtest du stets auf die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen und internen Vorgaben.

Zusätzliche fallen nach Bedarf die folgenden organisatorischen Tätigkeiten an:

• Terminmanagement: Organisation und Koordination von Terminen, damit alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort passiert.
• Eventorganisation: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Workshops, Meetings oder Events.
• Zugangsverwaltung: Pflege und Administration von Software-Berechtigungen, Systemzugängen und E-Mail-Verteilern.
• Reiseorganisation: Unterstützung bei der Buchung und Planung von Dienstreisen, sowie der Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Allgemeine Assistenz-Aufgaben: Wiedervorlagen, Ablage, Büroorganisation und -planung. Du hältst das Team mit deinen organisatorischen Fähigkeiten zusammen.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung zum/zur Betriebswirt:in oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Du hast mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und konntest deine Fähigkeiten im Budget-, Einkaufs- und Rechnungsmanagement unter Beweis stellen.
• Du arbeitest selbstständiges, strukturiert und detailorientiert und behältst auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du hast ein gutes Gespür für Zahlen und kannst sicher mit Budget- und Rechnungsprozessen umgehen.
• Du bist ein:e hervorragende:r Kommunikator:in und bringst eine freundliche, serviceorientierte Einstellung mit.
• Du hast einen sicheren Umgang mit MS Office (insb. Excel), Erfahrung mit Budget- oder Einkaufssystemen. Erfahrungen mit SAP sind ein Plus.
• Du bist flexibel sowie vielseitig und kannst dich schnell auf neue Aufgaben und Anforderungen einstellen.